幹事のメリット
意外と大変なのが、参加者を集めることです。1か所だけではなかなか集まりにくいことが多く、複数のサイトや掲示板でイベント情報を告知して参加者を集めている幹事さんも多くいらっしゃいます。他にイベントを告知できるWEBサイトや掲示板などがあれば、そちらでも告知してみましょう。
その他の方法としては、いろいろなオフ会に参加して、たくさんの方とメールアドレスの交換をします。そこでイベントを開催するときや面白そうなイベントがあるときはメールで紹介する旨伝えておきます。メールアドレスの交換をするときはプライベート用の名刺をあらかじめ作っておくと便利です。ネットで会う場合で、個人情報をあまりだしたくないときは、ニックネームとメールアドレスだけでもOKです。裏面に簡単なプロフィールを書いておけばそこから会話を広げることもできます。
イベントを開催するときは、まずイベントを開く目的を明確にします。プライベートのオフ会は、友人、仲間を探しに参加される方が多いので、重点を置くポイントが会社のケースと少し異なります。面識のない人が集まるイベントでは、参加者同士が話をしやすくなるような企画を立てるのが良いでしょう。幹事のトークショーだけで盛り上げる必要はありません。一般的な飲み会のような集まりでは次のようなものがあります。ただし趣味の集まりでは趣味を絡めた企画もよいでしょう。
目的を定めたら、日時や会場などイベントの詳細を決めていきます。会場を選ぶ際は、予算と突然のキャンセルを視野に入れて決める必要があります。少人数であれば事前の予約なしで入れる場所を選ぶのがよいでしょう。大人数をさばききるのが難しいときは、参加者募集の際に参加人数に上限を設けておくとよいです。参加者リストを作り、当日待ち合わせ場所で連絡が取りあえるようあらかじめ参加希望者とメールで携帯電話の連絡先の交換をして、リストにまとめておきましょう。会場か決まったら、お店の人と入店可能な人数や当日人数が変更になった場合どうなるかなど打ち合わせをします。イベントの目的もあわせて伝えておけば、料理や当日に座る席について何らかのアドバイスがもらえる場合もあります。
まとめて精算するようなイベントでは、会が始まる前に料金を徴収するとよいです。最後に徴収すると、お酒等も入って人の流れがゴチャゴチャでどひとりづつ徴収するのが困難になることが考えられます。カフェやレストランなど、個別に清算できるような場合は、このような事態を避けることができます。