幹事の仕事

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幹事のメリット

  • 出席者全員に覚えてもらえるので、人脈が広がりやすい。
  • 有名人など招いた場合、有名人と親しくなれる。
  • 会場となるお店の人と当日の打ち合わせなどを行うことで、お店の人と仲良くなれる。割り引きなど特典があれば、参加者からの評価が上がることも。
  • 企画内容によっていろいろな経験ができ、スピーチが上達する、人をまとめるノウハウが身に付くなどメリットはたくさんあります。

意外と大変なのが、参加者を集めることです。1か所だけではなかなか集まりにくいことが多く、複数のサイトや掲示板でイベント情報を告知して参加者を集めている幹事さんも多くいらっしゃいます。他にイベントを告知できるWEBサイトや掲示板などがあれば、そちらでも告知してみましょう。
その他の方法としては、いろいろなオフ会に参加して、たくさんの方とメールアドレスの交換をします。そこでイベントを開催するときや面白そうなイベントがあるときはメールで紹介する旨伝えておきます。メールアドレスの交換をするときはプライベート用の名刺をあらかじめ作っておくと便利です。ネットで会う場合で、個人情報をあまりだしたくないときは、ニックネームとメールアドレスだけでもOKです。裏面に簡単なプロフィールを書いておけばそこから会話を広げることもできます。

イベントを開催するときは、まずイベントを開く目的を明確にします。プライベートのオフ会は、友人、仲間を探しに参加される方が多いので、重点を置くポイントが会社のケースと少し異なります。面識のない人が集まるイベントでは、参加者同士が話をしやすくなるような企画を立てるのが良いでしょう。幹事のトークショーだけで盛り上げる必要はありません。一般的な飲み会のような集まりでは次のようなものがあります。ただし趣味の集まりでは趣味を絡めた企画もよいでしょう。

  • 事前に簡単なプライベート用の名刺(ニックネームと簡単なプロフィールだけでも可)を作ってきてもらい、自己紹介を兼ねて、参加者全員が名刺交換をする時間を設ける。
  • みんなで楽しめるゲームを行い場の緊張をほぐす。山手線ゲーム(古今東西)、私は誰でしょう?ゲームなど。会場によっては人生ゲームやモノポリ、トランプ等。
  • クジをひいてもらい3人ひと組のグループを作る。クイズを出題して、グループごとにクイズの答えを考える。
  • 参加者全員に自己紹介をしてもらうとき、何を話せばいいのか思いつかずとまどう方もいます。参加者全員にくじをひいてもらい、そこに書いてあるいくつかの自己紹介に関する質問に答えてもらうという方法があります。ゲーム感覚でできて、たんたんとした自己紹介よりは場が盛りあがることも。自己紹介すべき事項には昔のあだ名、好きなタイプ、好きな食べ物、よく行く場所、得意な科目、苦手なもの、夢などがあります。

目的を定めたら、日時や会場などイベントの詳細を決めていきます。会場を選ぶ際は、予算と突然のキャンセルを視野に入れて決める必要があります。少人数であれば事前の予約なしで入れる場所を選ぶのがよいでしょう。大人数をさばききるのが難しいときは、参加者募集の際に参加人数に上限を設けておくとよいです。参加者リストを作り、当日待ち合わせ場所で連絡が取りあえるようあらかじめ参加希望者とメールで携帯電話の連絡先の交換をして、リストにまとめておきましょう。会場か決まったら、お店の人と入店可能な人数や当日人数が変更になった場合どうなるかなど打ち合わせをします。イベントの目的もあわせて伝えておけば、料理や当日に座る席について何らかのアドバイスがもらえる場合もあります。

まとめて精算するようなイベントでは、会が始まる前に料金を徴収するとよいです。最後に徴収すると、お酒等も入って人の流れがゴチャゴチャでどひとりづつ徴収するのが困難になることが考えられます。カフェやレストランなど、個別に清算できるような場合は、このような事態を避けることができます。